Visos sutartys – kišenėje. Manote neįmanoma?

Kaskart, kai išgirstu naują anekdotinę situaciją apie kelis mėnesius derinamas sutartis, apie pasirašymui gabenamas kurjerių sutartis, kurios dingsta, apie apsikvailinusius vadybininkus, kurie raudonuoja prieš vadovą, mat pamiršo laiku pratęsti sutartį arba suteikė paslaugas klientui, kurio sutarties galiojimas jau buvo pasibaigęs… apima liūdesys. Liūdna, kad vis dar yra organizacijų, kurios sutartis valdo senais, patikrintais, tačiau neefektyviais metodais. Turime suprasti, kad sutarčių valdymui nebeužtenka vien tik tradicinių biuro kompiuterinių programų. Tiksliau jų užtenka, bet technologijos gali pasiūlyti daugiau. Kodėl neturėtume tuo pasinaudoti?

Antai, tyrimų agentūra „Aragon Research“, kuri specializuojasi išimtinai IT technologiniuose tyrimuose skelbia, kad jau 2016 m. net 70% didžiųjų pasaulio bendrovių bus beveik arba jau pilnai įgyvendinę el. parašo naudojimo bei procesų automatizavimo strategijas. Tai neabejotinai apima ir sutarčių valdymo procesus. Tik paskaičiuokite, juk perkeldami sutarčių derinimą, tvirtinimą, o taip pat ir pasirašymą į elektroninę erdvę, sudėtingesnes sutartis galime pasirašyti ne per 1 savaitę, bet per 1 dieną. Tuo tarpu paprastas – ne per 1 dieną, o per 1 valandą. Tai nereiškia, kad liks daugiau laiko kavai, deja… greičiau liks daugiau laiko kitiems svarbiems darbams. Taip pat visai nesunku paskaičiuoti finansinę naudą. Kai sutartis pasirašoma keliolika kartų greičiau, Jūs taupote ne tik darbo laiką, bet pagreitinate visą veiklos procesą.

Taip, taip, žinoma, kraipote galvą sakydami, kad elektroniniu parašu pasirašyto sutartys – tai kosmosas. Galbūt netgi garsiai tariate žodžius, jog neaišku nuo ko pradėti, kad tai nesaugu, nepatogu, neaišku ką paskui daryti su tomis sutartimis. Dėl saugumo galima nusiraminti. Mokslininkai yra paskaičiavę, kad pats galingiausias pasaulio kompiuteris turėtų 2 metus vykdyti skaičiavimus, kol jam pavyktų iššifruoti elektroninio parašo kodą. Būtent dėl to el. parašo laiko žyma galioja 2 metus, o praėjus tam laikui reikia uždėti naują žymą. Pati žyma leidžia įrodyti, jog parašas ar duomenys buvo sukurti iki žymoje nurodyto laiko t.y. užtikrina, kad parašas yra galiojantis. Legalumas? Žinoma, tai natūralus  klausimas, į kurį jau seniai gautas ir LR tesės aktuose išdėstytas atsakymas. El. parašu pasirašytos sutartys turi tokią pat juridinę galią, kaip ir pasirašytos ranka.

Apibendrinant galima teigti, kad yra visos prielaidos valdyti sutartis moderniai. Tačiau kol kas Europos ir viso pasaulio rinkoje pasigendama išbaigtų ir svarbiausia patogių sprendimų sutarčių valdymui, kurie būtų nebrangūs ir nereikalautų sudėtingo konfigūravimo. Dėl šios priežasties įmonėje „DocLogix“ jau pusę metų atskira programuotojų komanda kuria naujos kartos sutarčių pasirašymo ir valdymo įrankį.

Naujasis produktas dar neturi pavadinimo, bet jau yra tiksliai žinoma kaip jis padės klientams:

• Pats „nuneš“/nusiųs dokumentus derinimui ir pasirašymui reikiamiems žmonėms;
• Leis pasirašyti sutartis visomis el. parašo priemonėmis (kortelių skaitytuvu, mobiliuoju parašu ir kt.);
• Suteiks patogią terpę tolimesniam elektroninių sutarčių saugojimui ir valdymui;
• Juo bus galima naudotis iškart, kaip paslauga;
• Naudojimas bus paprastas ir intuityvus;
• Paslauga bus pigi, nes nebus diegimo kaštų ir nereikės turėti savo IT infrastruktūros.

Padiskutuokime, kokių klausimų ar abejonių jums kyla dėl sutarčių pasirašymo elektroniniu parašu. Ko nežinote? Kuo abejojate?
Ar naudotumėtės tokia paslauga? Rašykite adresu: tmasiulis@doclogix.lt