Vidaus reikalų ministerijoje įdiegta dokumentų valdymo sistema „DocLogix“

Vidaus reikalų ministerijoje (VRM) ir jai pavaldžiose įstaigose baigta diegti dokumentų valdymo sistema „DocLogix“. Naujoji sistema leis palaipsniui atsisakyti popierinių dokumentų ir pereiti prie elektroninių, palengvins dokumentų derinimą bei keitimąsi jais elektroninėje erdvėje.

Šis projektas yra unikalus tuo, kad pirmą kartą Lietuvoje dokumentų valdymo sistema buvo įdiegta ne tik ministerijoje, bet ir 11-oje jai pavaldžių įstaigų. Kitos VRM pavaldžios įstaigos gali prisijungti prie sistemos darbui su bendrai rengiamais elektroniniais dokumentais. Priešgaisrinės apsaugos ir gelbėjimo departamente prie VRM (PAGD) ši sistema įdiegta ne tik centrinėje administracijoje, bet ir 17-oje PAGD teritorinių padalinių. Iš viso sistema naudosis daugiau nei 4000 vidaus reikalų sistemos vartotojų.

„Užbaigėme didelį projektą, kuris paspartins ministerijos tarnautojų darbą, leis taupyti laiką ir lėšas, skiriamas dokumentų vadybos procesui. Naujosios sistemos naudą turėtų pajusti ir gyventojai, nes pagreitės pažymų išdavimas, skundų nagrinėjimas bei kitų viešųjų paslaugų teikimas“, – teigia ministras D. A. Barakauskas. – „VRM sistemoje įdiegtu sprendimu ir mūsų patirtimi jį eksploatuojant galės kaip pavyzdžiu pasiremti ir kitos valstybinės institucijos“.

Sistemą diegusi bendrovė „DocLogix“ VRM projekto metu sukauptą patirtį rengiasi pritaikyti dirbdama prie analogiško masto projektų užsienio šalyse. „Sukūrėme tai, ko dar nebuvo ne tik Lietuvoje, bet ir kaimyninėse šalyse. Geri pavyzdžiai įkvepia, todėl jau dabar kalbamės su keliais užsienio klientais dėl panašių sprendimų įdiegimo“, – sakė įmonės direktorius Jaroslav Gil.

Sistemos diegimui reikiamos lėšos buvo skirtos iš Europos Sąjungos (ES) struktūrinių fondų.

VRM projekto metu buvo sukurta unikali tarpinstitucinė dokumentų mainavietė, leidžianti perduoti dokumentus iš vienos vidaus reikalų įstaigos dokumentų valdymo sistemos į kitą vidaus reikalų įstaigą, kuri neturi tokios sistemos. Mainavietė taip pat veikia kaip platforma, suteikianti galimybę kelioms vidaus reikalų įstaigoms derinti bendrus dokumentus. Tai padeda išvengti brangiai kainuojančių ir ilgai užsitęsiančių dokumentų derinimo procesų. Visos institucijos oficialius dokumentus gali pasirašyti kvalifikuotu el. parašu ir tai gerokai optimizuoja įstaigų susirašinėjimo kaštus.

Siekiant maksimalaus rezultato, naujoji sistema buvo suderinta su Elektroninio archyvo informacine sistema (EAIS). Tai leidžia greitai ir paprastai perduoti elektroninius dokumentus į valstybės archyvus. Sistemoje buvo panaudota optinio simbolių atpažinimo (OCR) technologija, kurios pagalba skanuojami dokumentai gali būti konvertuoti į redaguojamus tekstus. Verta pažymėti ir sistemos integraciją su valstybės tarnautojų registru (VATARAS). Minėta integracija užtikrina, kad registre atliekami pakeitimai automatiškai perkeliami į sistemą, o tai palengvina duomenų apie ministerijos tarnautojus administravimą.