Pirkimų valdymo sprendimas
Pirkimų valdymo sprendimas
Pirkimų organizavimas yra sudėtingas ir dažnai nesutvarkytas procesas. Finansų skyrių darbuotojai neretai skundžiasi, kad pirkimų procedūros yra neformalizuotos ir kiekvienas skyrius procesą vykdo savaip. Kitos pirkimų valdymo problemos – tai ilgas prekių užsakymo derinimas bei centralizuotai kaupiamos informacijos apie pirkimus trūkumas. Be šios informacijos vadovams sunku priimti strateginius sprendimus. „DocLogix“ sprendimas leis sutvarkyti ir pagreitinti pirkimų procesus Jūsų organizacijoje.
„DocLogix“ pirkimų valdymo sprendimas yra skirtas pagreitinti ir automatizuoti pirkimo ir tiekimo procesą bei sumažinti veiklos išlaidas. Sprendimo dėka procesas tampa aiškesnis ir lengviau stebimas. „DocLogix“ pirkimų valdymo sprendimas yra plačiai naudojamas įvairiose organizacijose, kurios centralizuoja ir valdo pirkimų veiklą, pavyzdžiui, išleidžiant ir patvirtinant pirkimų prašymus, renkant ir įvertinant pasiūlymus, išduodant pirkimų užsakymus, tvirtinant sąskaitas, saugant informaciją apie tiekėjus ir sandorius ir analizuojant pirkimų informaciją.
Sprendimas padės:
- Lengvai parengti prekių užsakymą naudojantis jau sukurtais šablonais;
- Greitai ir paprastai suderinti prekių užsakymą organizacijos viduje;
- Sukurti pagal Jūsų poreikius adaptuotus pirkimų derinimo procesus (darbų sekas). Tam nereikia programavimo žinių, viską galima atlikti su grafiniu procesų redaktoriumi;
- Matyti visą su atliktais / vykdomais pirkimais susijusią informaciją ir kontroliuoti organizacijos išlaidas. Vienoje vietoje turėti visus tiekėjų kontaktus ir jų teiktus komercinius pasiūlymus.
„DocLogix“ pirkimų valdymo sprendimo nauda (skaičiais):
- Pirkimų procesas (nuo pirkimo prašymo iki sąskaitos faktūros patvirtinimo) tampa apie 50% greitesniu.
- 46% geresni rezultatai valdant išlaidas ir taupant lėšas
- 100% išlaidų kontrolė
- Iki 50% sumažintos uždelstos užduotys
- 70% sutaupomas ataskaitų generavimo laikas
- 100% proceso atitikimas vidiniams ir išoriniams reikalavimams
Vidaus pirkimų prašymų valdymas
Pirkimo prašymo forma
Vizualizuotos ataskaitos
Išbandyti sistemą Paskaičiuoti kainą
„DocLogix“ pirkimų valdymo sprendimo privalumai:
Centralizacijos ir standartizavimo dėka padidėja sutaupymai. „DocLogix“ sprendimas užtikrina griežtesnę kontrolę, standartizuotus procesus ir galimybę derėtis su tiekėjais išlaikant nepatvirtintas išlaidas iki minimumo. Kontrolė įgalinama per patvirtinimo procesą, kai atsakingas asmuo įvertina prašymus pagal numatytą biudžetą. Analizuojant išlaidų valdymą ir lėšų sutaupymą buvo nustatyta, kad tų organizacijų, kurios naudoja integruotą pirkimų sprendimą rezultatai yra 46% geresni nei organizacijų, kurios pirimų sprendimo nenaudoja.
Automatizavimo dėka pagerėja darbų atlikimas. Procesų automatizavimas supaprastina pirkimų ciklą, eigos funkcijos ir automatiniai pranešimai paspartina veiklą mažindami užduočių atlikimo laiką. Automatizuotas patvirtinimo procesas pašalina didelį kiekį fizinio darbo.
Pasiekti geresnių rezultatų su „DocLogix“ pirkimų valdymu:
- Vieno bendro dokumento kūrimas naudojant šablonus ir automatinio turinio sinchronizavimą;
- Greita dokumentų paieška pagal raktinius žodžius;
- Sąskaitos faktūros įkėlimas naudojant bet kokias priemones (skaneris, faksas, elektroninis paštas ir tt);
- Integruota PDF konversija;
- Patogi priedų ir metaduomenų peržiūra.
Apskaičiuota, kad įmonės, naudojančios automatizuotus pirkimų procesus, darbus vykdo sparčiau ir prekes bei paslaugas pristato 40% greičiau nei senamadiškos įmonės.
Protingi sprendimai remiantis sukaupta informacija. Nesvarbu, ar naudojate „DocLogix“ sprendimą atskirai arba integruojant jį su savo apskaitos sistema, tai yra puikus įrankis peržiūrėti išlaidas organizacijos mastu. Jis parodys jums kliūtis ar nepagrįstus pirkimus jūsų pirkimų grandinėje ir padės nustatyti sąnaudų taupymo galimybes. Kiekvienas vartotojas gali greitai pasiekti reikiamą informaciją per naudojimui skirtus skydus ir diagramas. Yra paprasta paversti neapdorotus duomenis į verslo informaciją. Pavyzdžiui, „DocLogix“ vizualizavimo įrankis leidžia buhalteriai prognozuoti paklausą pinigams tam tikromis datomis. Sistema leidžia pirkėjui įkelti visus gaunamus pirkimų pasiūlymus ir lengvai juos palyginti naudojant įvairius kriterijus.
Programinė įranga talpina visą informaciją apie esamus pardavėjus, įskaitant grįžtamąjį ryšį iš jūsų darbuotojų apie prekių ar paslaugų kokybę. Tai leidžia priimti geresnius sprendimus ateities pirkimuose.
Tikslesni ir geresnės kokybės procesai. „DocLogix“ sistemos procesų automatizavimo funkcionalumas užtikrina, kad visi dalyvaujantys žino, kokias pareigas atlikti ir kada. Automatiniai pranešimai primena apie artėjančius terminus ir padeda užkirsti kelią vėlavimui. Visas procesas yra skaidrus. Tai ypač svarbu bendrovėms, veikiančioms pagal kokybės vadybos sistemų reikalavimus.
Kas gali pasinaudoti „DocLogix“ pirkimų valdymo sprendimu?
Sprendimas naudingas visiems žmonėms dirbantiems bet kurioje organizacijos pozicijoje. Jie gali atlikti šiuos veiksmus:
Kiekvienas darbuotojas:
- Sukurti pirkimo užklausą ir nusiųsti ją tvirtinti vadovui
- Gauti naujausią informaciją apie užakymo statusą
- Patvirtinti prekių ar paslaugų gavimą
- Pateikti atsiliepimus apie tiekėjus
- Turėti prieigą prie visų dokumentų, susijusių su vidaus pirkimo prašymu (pavyzdžiui, gaunamų pasiūlymų, užsakymų, čekių ir sąskaitų faktūrų)
Skyriaus vadovas
- Patvirtinti pirkimų prašymus
- Analizuoti ir kontroliuoti pavaldinių išlaidas
Pirkimų vadovas
- Naudoti šablonus užsakymams ruošti
- Atlikti gaunamų pasiūlymų vertinimus
- Patvirtinti pardavėjų pasiūlymus
- Ieškoti pasiūlymų ir saugoti naujus
- Sekite pirkimų vykdymą
- Patvirtinti gautas sąskaitas faktūras ir priskirti išlaidas atitinkamiems skyriams
- Patalpinti sutartis ir jomis dalintis
- Analizuoti ir kontroliuoti išlaidas ir nustatyti galimybes sutaupyti
Finansų vadovas/Generalinis direktorius
- Lengvai pasiekti ir patvirtinti / atmesti pirkimų prašymus
- Stebėti gaunamų sąskaitų-faktūrų mokėjimo datas
- Susidaryti išsamų vaizdą apie išlaidas (planai ir faktai)