Procesų valdymas: protinga investicija grąžina milijonus

DNB komandoje rūpinuosi, kad veiklos procesų efektyvumas augtų. Siekiame kokybiškai valdyti informaciją ir tam skirti kuo mažiau laiko ir popieriaus. Žinoma, tai nėra lengvai ir greitai pasiekiami tikslai, tačiau rezultatas vertas pastangų – organizacija sutaupė tūkstančius eurų, o kolegos kur kas mažiau laiko skiria dokumentų tvarkymui, o daugiau – klientų aptarnavimui.

Daugiau kaip 10 metų esame įsidiegę  dokumentų ir procesų valdymo sistemą „DocLogix“ ir ši investicija (ROI) atsipirko ne šimtais, o tūkstančiais procentų. Jei tiksliau, savo žinių, nuoseklaus darbo ir „DocLogix“ technologijos dėka mes iš vieno į sistemą investuoto euro gavome net 57 eurų grąžos. Atsipirkimo šaltinis – sutaupytas darbo laikas veiklos procesams (automatizacija, optimizavimas) tiesioginės spausdinimo, popieriaus išlaidos. Pasidalinsiu keliais patarimais, kurie padės tiems, kurie nejaučia didesnės vertės įsidiegus dokumentų ir procesų valdymo sistemas ir tikiuosi, motyvuos tuos, kurie svarsto ar žengia pirmuosius žingsnius.

1.Investuokite protingai, o pirkinį įdarbinkite

Investuoti į IT sprendimus, kurie turėtų padėti kokybiškiau valdyti informaciją ir dokumentus – įprasta praktika daugelyje įmonių. Tačiau įdiegus sprendimą savaime niekas nevyksta. Juk įsigijus prabangų treniruoklį savaime raumenys neužauga. Apčiuopiamą naudą pajausite tuomet, kai maksimaliai įdarbinsite sistemą – pritaikysite  savo įmonės poreikiams, dokumentus ir informacijos valdymo procesus perkelsite iš popieriaus į sistemą. Tai pasiekti gali tik įsitraukę žmonės. Taip pat nesitikėkite, kad sistema atsipirks tuoj pat, tam reikės kelių metų, tačiau investicijos grąža bus didesnė, jei pirmiausia atrinksite  laikui ir popieriui imliausius procesus, ir tik tuomet  juos diegsite sistemoje.

2. Sistemos panaudojimas: rūpi kiekvienam, veda – vienas

Procesų tobulinimas turėtų būti ne vieno padalinio ar vieno projekto tikslas, o organizacijos požiūris į savo veiklą, t.y. visuotinis, strateginio lygmens tikslas. Tik tokiu būdu galima pasiekti didžiausią darbuotojų įsitraukimą. Dedikuota pareigybė ar padalinys šiems klausimams yra savotiškas sėkmės garantas, nes visiems aišku, į ką kreiptis, kas turi pasverti naudas, o kartais ir  jomis suabejoti.

3. Savarankiškai konfigūruoti sistemą = turėti veikimo laisvę

Jums reikės specialisto (o gal net komandos), kad galėtumėte 100% išnaudoti sistemą. Mes diegėme platformą su didelėmis konfigūravimo galimybėmis, todėl esame beveik  nepriklausomi nuo sistemos gamintojo. Pasinaudojame tik pavienėmis konsultacijomis, kai kuriame sudėtingus procesus. Pagrindinis visų pokyčių tikslas – kuo labiau „galvojanti už vartotoją“ sistema. Toks tikslas  – didelis iššūkis, bet iš savo patirties galiu pasakyti, kad pasiekiamas.

4. Pradėti nuo mažo, bet neapsiriboti

Maži žingsniai leidžia įsibėgėti – tokį efektą pastebėjome ir mes. Automatizaciją pradėjome nuo kelių procesų, kurie organizacijoje turėjo „blogiausius reitingus“. Sutvarkę juos, parodėme akivaizdžią naudą vartotojams ir įgavome jų pasitikėjimą ir kartu pagreitį kitiems žingsniams. Po procesų perkėlimo į sistemą darbuotojai paprastai iš karto pajaučia didesnį komfortą. Automatizuotas informacijos judėjimas kuria darbuotojų pasitikėjimą ir prisirišimą prie naujos praktikos.

5. Naudos – tai ne emocija, o faktai

Norint keisti darbuotojų elgseną, vien DVS (dokumentų valdymo sistemos) ar norų neužteks. Konkretūs faktai labiau sustiprina darbuotojų motyvaciją nesustoti vietoje ir ieškoti kitų sistemos panaudojimo būdų. Tam, kad pamatytumėte pagerėjimą, reikia žinoti, kokia situacija buvo prieš DVS diegimą ir procesų automatizavimą. Štai paprastas pavyzdys kaip galima palyginti procesą iki ir po skaitmenizavimo:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kaip matyti lentelėse, po proceso perkėlimo į sistemą, mūsų banko komandiruočių įforminimo procesas sutrumpėjo nuo 8 valandų iki 6 minučių. Skaičiuojant finansinę naudą, svarbu skaičiuoti, kiek sutaupyta grynojo darbuotojo darbo laiko šiame procese. Šiuo atveju, grynasis darbuotojo darbas sutrumpėjo nuo 16 min iki 6 min. T.y. sutaupome  vieno darbuotojo 10 darbo laiko minučių. Per metus procesas pasikartoja 3800 kartų, todėl sutaupome 633 darbo valandas arba 79 dienas. Pridėjus popieriaus ir jo administravimo kaštus gaunasi 13 000 Eurų taupymas kasmet. Ir tai tik vieno automatizuoto proceso finansinė nauda. Akivaizdu, kuo daugiau procesų automatizuosite, tuo didesnę finansinę naudą gausite. Skaičiavimai, kurie nepalieka erdvės interpretacijoms, parodo tikrąją jūsų atliekamo darbo vertę, motyvuoja ir didina įsitraukimą.

6. „Minkštosios“ naudos taip pat svarbios

Be išmatuojamų naudų, ne mažiau svarbios ir kitos – jos eurais ir sutaupytomis valandomis neišmatuojamos, bet jas taip pat verta stebėti. Jei mažai kas skaito instrukcijas, retai konsultuojasi telefonu, o darbuotojų pasitenkinimo rodiklis yra aukštas, tai rodo, kad naujai įdiegtas procesas yra paprastas. Pvz.: komandiruočių proceso atveju darbuotojai procesą įvertino 5,7 iš 6 balų. Darbuotojų apklausa turbūt lengviausias būdas susirinkti jų vertinimus. Darbuotojus apklausiame trumpais 3 klausimais po pirmųjų 2 mėnesių pradėjus naudoti naują proceso praktiką. Geri įvertinimai – puiku, tačiau dar labiau vertinkite kritiką arba naujus pasiūlymus – jie rodo organizacijos įsitraukimą ir padės jums tobulėti.

7. Sutaupyti milijoną – eiti nuoseklų kelią

Pažangus IT sprendimas, veiklus sprendimo savininkas, iniciatyvūs darbuotojai, pirmi perkelti procesai, sutaupytos valandos ir nuosekli plėtra – tai ratas, kuris įsuka ne tik milijonų taupymo efektą, tačiau keičia organizaciją iš vidaus. Pažangūs procesai motyvuoja žmones kurti toliau ir didžiuotis tuo, ką sukūrėme iki šiol. Tada pamatome, kad ir senų įpročių „laužyti“ nė nereikėjo.