Dokumentų valdymo auditas

Audito metu yra atliekama organizacijos procesų ir informacinių sistemų veiklos procesų analizė, specializuota dokumentų valdymo poreikiams.

Audito metu įvertinama:

• dokumentų valdymo procesų elektronizavimo lygis;
• kaip organizacijoje naudojama DVS (jei DVS nenaudojama, kaip panašius vaidmenys atliekančios sistemos) atitinka organizacijos dokumentų valdymo poreikius;
• kaip organizacijos IT infrastruktūra atitinka dokumentų valdymo poreikius.

Pagrindinis audito tikslas yra rasti būdus kaip pagerinti organizacijos dokumentų valdymą. Tai pasiekiama nustatant:

• kurie dokumentų valdymo procesai vyksta lėčiau nei galėtų;
• kuriems dokumentų valdymo procesams trūksta standartizacijos;
• kuriems dokumentų valdymo procesams trūksta kontrolės.

Audito apimtis

„DocLogix“ dokumentų valdymo audito metu analizuojami šie organizacijos aspektai:

• Dokumentų valdymo procesai – peržiūrima, kaip yra struktūrizuotas ir vyksta darbas su dokumentais.
• Dokumentų valdymo sistemos konfigūracija – įvertinama kaip sistema pritaikyta dokumentų valdymo poreikiams organizacijoje. Jei specializuotos DVS organizacija dar neturi, analizuojama kaip dokumentų platinimui, apsikeitimui, tvirtinimui organizacijoje panaudojamos kitos sistemos.
• IT infrastruktūra – peržiūrima, kokia yra organizacijos IT infrastruktūra, ir ar ji atitinka dokumentų valdymo poreikiams.

Audito eiga

„DocLogix“ dokumentų valdymo audito vykdymas skirstomas į šiuos etapus:

1. Projekto planavimas – prasidėjus dokumentų valdymo audito projektui, pirmiausiai atliekamas detalus projekto eigos planavimas:

• Suformuojama bendra darbo grupė su organizacijos atstovais;
• Susipažįstama su organizacijos struktūra;
• Nusprendžiama kokius kurių padalinių darbuotojus įtraukti į audito metu atliekamas apklausas ir interviu;
• Suderinamas interviu ir apklausų atlikimo grafikas.

2. Informacijos surinkimas – šio etapo metu vykdomi suplanuoti interviu ir apklausos. Interviu ir apklausų būdu surenkama informacija apie šiuos procesus:

• Pirkimų valdymas;
• Sutarčių ir sąskaitų valdymas;
• Vidinių dokumentų (tvarkos, potvarkiai, įsakymai, įgaliojimai) valdymas;
• Personalo supažindinimo valdymas;
• Posėdžių protokolų valdymas;
• Klientų užklausimų valdymas;
• Projektų dokumentų valdymas;
• Korespondencijos valdymas;
• Kiti derinimą įtraukiantys procesai;
• Kiti kontrolės reikalaujantys procesai.

3. Analizė – šio etapo metu peržiūrima ir struktūrizuojama visa surinkta informacija. Analizės metu skaičiuojami tokie rodikliai:

• Dokumento tvirtinimo trukmė;
• Darbų perdavimo vykdymui trukmė;
• Sugaištos darbo valandos atliekant dažnai pasikartojančius dokumentų valdymo veiksmus (pvz. dokumentų segiojimas į bylas, spausdinimas, kopijavimas, parašų surinkimas);
• Dokumentų apsikeitimo kaštai (pvz. dokumentų perdavimas tarp nutolusių padalinių);
• Terminų ir vykdymo kontrolė;
• Neįvykdymo baudų kaštai (pvz. kiek organizacijai kainuoja pamesti dokumentai).

4. Išvadų ir rekomendacijų paruošimas – šio etapo metu remiantis analizės rezultatais formuojamos:

• išvados apie organizacijos dokumentų valdymo veiklos optimalumą, dokumentų valdymo elektronizavimo lygį, dokumentų valdymo sistemos atitikimo organizacijos poreikiams lygį ir pan.;
• rekomendacijos, kaip gerinti dokumentų valdymo veiklą organizacijoje (iš sistemos bei procesų požiūrio); rekomendacijos gali būti pateikiamos įvairiu formatu pagal organizacijos poreikius (pvz. procesų diagramomis, DVS specifikacijomis ir pan.)

5. Išvadų ir rekomendacijų aptarimas – suformuotos išvados ir rekomendacijos pristatomos užsakovui, aptariamos rekomendacijų įgyvenimo galimybės.