Inovatyvus elektroninis spaudas – dabar ir dokumentų valdymo sistemoje “DocLogix”

Kiekviena įmonė kasdien susiduria su dokumentų srautais – sąskaitomis, sutartimis, įvairiais įsakymais, prašymais, tvirtinimais, protokolais. Skaitmeninės transformacijos eroje rekomenduojama šiuos srautus valdyti naudojant dokumentų valdymo sistemas, taip automatizuojant ir supaprastinant verslo operacijas. Baltijos šalyse pirmaujanti dokumentų ir su jais susijusių procesų valdymo bendrovė “DocLogix” savo klientams teikia įvairius integruotus dokumentų valdymo sprendimus, o dabar ji pirmoji savo klientams siūlo Latvijos valstybinio radijo ir televizijos centro (LVRTC) sukurtą kvalifikuoto eletroninio spaudo”eSeal+” funkciją sistemose, susietose su debesija. Tai naujoviška elektroninio antspaudavimo priemonė, skirta įmonėms.

Dokumentų valdymo sistemos suteikia įvairių galimybių: vienoje vietoje pateikti ir kaupti įmonės dokumentus, stebėti dokumentų judėjimą tarp darbuotojų ir klientų, priminti apie sutarties terminus ar net sutarties sumos likučius, ir daug kitų sprendimų. Kadangi dokumentai paprastai turi būti teisiškai patvirtinti, šiuolaikinėse dokumentų valdymo sistemose taip pat integruojamos pasirašymo ir antspaudavimo galimybės. Šių integracijų tikslas – užtikrinti patogų ir greitą pasirašymą pačioje sistemoje – nebereikia atskirai pasirašinėti dokumentų skirtingose platformose, o paskui juos įkelti į įmonės dokumentų valdymo sistemą.

“Šiuolaikinės modernios organizacijos vis labiau vertina savo darbuotojų laiką ir ieško sprendimų, kurie dokumentų ir procesų valdymą padarytų kuo patogesnį. Efektyvumas yra labai svarbus, todėl vis labiau populiarėja įvairių sprendimų integracijos, kai identiškos duomenų kopijos nėra vienu metu saugomos keliose vietose ar perduodamos iš vienos sistemos į kitą”, – sako Žilvinas Kazlauskas, “DocLogix” vadovas. “Mes tikime, kad elektroninis spaudas “eSeal+” artimiausiu metu bus plačiai naudojamas, todėl pirmieji integravome jį į savo sistemą. Tokių sprendimų integravimas padidina saugumą ir sumažina klaidų tikimybę.”

LVRTC debesyje sukurtas elektroninis antspaudavimo įrankis “eSeal+” yra unikalus sprendimas Baltijos šalyse, suteikiantis verslininkams patogią tvirtinimo elektroniniu spaudu funkciją.

“Vertinant įvairius verslo procesus, galima daryti išvadą, kad ne visada juose būtinas įmonės vadovo ar darbuotojo parašas. Tačiau visada reikalingas saugumas ir teisinis tikrumas. Tai gali užtikrinti organizacijos antspaudas skaitmeninėje aplinkoje – e. spaudas”, – komentuoja LVRTC elektroninių paslaugų skyriaus vadovė Vita Apse. “Elektroninis spaudas patvirtina, kad dokumentas priklauso organizacijai, ir, kaip ir kvalifikuotas elektroninis parašas, patvirtina, kad dokumento turinys po antspaudavimo nebuvo pakeistas. Įmonėms tai ypač svarbu, nes pasirašyti dokumentai ne visada išduodami tik vienam asmeniui – daugeliu atvejų juos gauna skirtingi gavėjai. Gavėjai iš užantspauduoto dokumento supranta, kad spaudas priklauso konkrečiai įmonei. Jei palygintume su darbuotojo pasirašytu dokumentu, gavėjas nebūtinai privalo patikrinti įmonių registrą ar įstatus, kuris asmuo yra įgaliotas pasirašyti tokius dokumentus. Skirtingai nei e. parašas, e. spaudas yra susietas ne su konkrečiu asmeniu, o su įmonės registracija. Taip išsaugoma juridinių asmenų ir jų darbuotojų atsakomybė už priimtus sprendimus, kartu apsaugant jų tapatybę. Įmonės vadovybė gali kontroliuoti, kuris darbuotojas turi prieigą prie e. spaudo. Taip pat svarbu pabrėžti: vos tik dokumentas užantspauduojamas, išsaugomas kiekvienas jo pakeitimas, todėl iš karto galima patikrinti, ar, pavyzdžiui, kas nors nesuklastojo išrašytos sąskaitos-faktūros duomenų. Todėl e. spaudas ypač pravers kasdienėje rutinoje – rengiant pažymas, sąskaitas-faktūras, sutartis ir daugelį kitų dokumentų. Kai atiduodame automobilį į servisą, o telefoną garantiniam remontui, gauname mokėjimo patvirtinimus iš banko ar tyrimus iš laboratorijos, ir visai nesvarbu, kuris serviso, banko ar laboratorijos darbuotojas juos pasirašo, svarbus dokumento autentiškumas ir jo ryšys su įmone. Galiausiai reikia pabrėžti, kad antspauduotas dokumentas turi neginčijamą teisinę galią.”

Elektroninio antspaudavimo įrankis “eSeal+” yra debesijos pagrindu sukurtas, todėl suteikia garantiją skaitmeninėje aplinkoje. Jį galima patogiai valdyti kvalifikuotomis priemonėmis – mobiliuoju parašu ir eID kortele.

Originalus straipsnis: Baltijā inovatīvais apzīmogošanas rīks eZīmogs+ mākonī jau pieejams dokumentu pārvaldības sistēmā “DocLogix” (tvnet.lv)