7 patarimai efektyviam organizacijos dokumentų valdymui

Norint įgyvendinti vadovų keliamus tikslus, bet neturint tam įrankių, tai padaryti paprasčiausiai neįmanoma. Šiam tikslui pasiekti priėmėme sprendimą – įsidiegti dokumentų valdymo sistemą, kuri padėjo optimizuoti ne tik įmonės viešuosius pirkimus, bet ir daugelį kitų organizacijoje vykstančių procesų: sutarčių ir sąskaitų administravimą, klientų aptarnavimą, įmonės dokumentų valdymą ir kitas sritis.

Kokias problemas siekėme išspręsti, įsidiegę dokumentų valdymo sistemą?

Prieš imdamiesi dokumentų valdymo sistemos tiekėjų paieškų, atlikome visų procesų auditą ir išskyrėme kelias esmines problemas, kurias norėjome eliminuoti.

Pirmiausia, neturėjome vieningos dokumentų saugyklos (archyvo), dokumentai buvo tvarkomi nepatogiai ir neefektyviai. Dokumentų derinimo ir tvirtinimo procesai trukdavo per ilgai, pavyzdžiui, mums yra nutikę atvejų, kai dėl per ilgo sąskaitų derinimo su tiekėjais, tiesiog praleisdavome mokėjimų terminus. Esame pakankamai didelė įmonė, todėl atitinkamai gauname ir didelį kiekį klientų užklausų, kurių vykdymu greičio ir efektyvumo prasme, nebuvome patenkinti. Daug laiko užimdavo ir dokumentacijos pristatymas į kitus mūsų padalinius Šalčininkuose, Švenčionyse ir Nemenčinėje – įmonėje dirbo net keli vairuotojai, kurių didžiausią darbo laiko dalį užėmė popierinių dokumentų pristatymai iš vieno padalinio į kitą, taigi, kartais vieno parašo reikdavo laukti net tris ar keturias dienas. Tokiais atvejais sudėtinga kalbėti apie efektyvų bendrovės biudžeto lėšų panaudojimą.

Paprastas pavyzdys: pradėjus darbą įmonėje, mano pirmasis tikslas buvo gauti informaciją apie įmonės sudarytas galiojančias sutartis ir esamus likučius. Tam atlikti mums prireikė 2,5 savaičių. Šiandien, įsidiegus dokumentų valdymo sistemą, tą patį veiksmą atliekame per 4-5 sekundes. Praėjus daugiau kaip metams nuo DVS įsigijimo, džiaugiuosi ir kitais išmatuojamais įmonės rezultatais, kuriuos aptarsiu vėliau.  O dabar dalinuosi savo patirtimi renkantis, diegiant ir naudojant dokumentų valdymo sistemą. Jeigu jau kuris laikas svarstote, kad ir jūsų įmonėje verta įsidiegti DVS, mano keli patarimai jums:

1. Išsamiai išanalizuokite rinką.

Mūsų įmonė rinkos analizei nusprendė skirti pusę metų. Norėjome stebėti kitų organizacijų gerąją patirtį, pamatyti kuo įvairiausių nuomonių, todėl bendravome tiek su mažų, tiek su didelių įmonių atstovais, daug dėmesio skyrėme kitų įmonių atsiliepimams.

2. Rinkitės lanksčias sistemas.

Svarbu suprasti, kad niekada nebus įmanoma iš anksto numatyti visų būsimos sistemos savybių, todėl viena pagrindinių sąlygų tiekėjams – galimybė sukonfigūruoti sistemą pagal detalizuotą poreikį, nekeičiant sutarties kainos. Rinkdamiesi sistemą, galvojome, kad apsirašėme viską ir jokių pokyčių daugiau negali būti, tačiau organizacija turi prisitaikyti prie pokyčių ir rinkos, todėl sistemos lankstumas ypač svarbu.

3. Prieš perkeliant procesus į sistemą, kuo tiksliau juos apsirašykite.

Kuo jūsų procesai bus tiksliau aprašyti ir detalizuoti, kaip jie turėtų toliau veikti, tuo lengviau vyks jų perkėlimas į sistemą. Nuo to tiesiogiai priklauso rezultatas. Nepamirškite, kad kartais nebūtina kurti procesų iš naujo, juos pakanka tik perkelti į dokumentų valdymo sistemą, tad neperrašinėkite etapų, kurie ir taip gerai veikė.

4. Problemas spręskite čia ir dabar.

Bendradarbiaukite su tiekėjais ir iškilusias problemas spręskite dar diegimo metu. Sistemos testavimui skyrėme vieną mėnesį ir į testavimą stengėmės įtraukti kuo daugiau žmonių. Tik tokiu keliu atradome daug nematomų, bet reikalingų padaryti žingsnių, klaidų, patobulinimų.

5. Suformuokite kompetentingą komandą.

Didžiąja dalimi sėkmė priklauso nuo projekto komandos – tiek, kiek jie norės įsitraukti, kiek bus motyvuoti ir įsigilinę. Labai svarbu, kad sistemos diegimo ir realizavimo darbams savo įmonėje paskirtumėte vieną ar kelis žmones, kurie nuolat dirbtų su sistema, spręstų problemas, kuriems rūpėtų, kaip jūsų įmonėje vyksta procesai ir nuolatos į juos gilintųsi. Tegul tai tampa jungtinė tiekėjų ir vidinių įmonės darbuotojų komanda.  Tik profesionalios komandos dėka, mums pavyko sklandžiai naudotis dokumentų valdymo sistema.

6. Apmokykite darbuotojus naudotis įdiegta sistema.

Mūsų atveju pasiteisino būdas apmokyti darbuotojus mažose grupelėse. Nors mūsų įmonėje dirba apie 700 darbuotojų, stengėmės juos suskirstyti į nedideles iki 10 žmonių grupeles, kad kiekvienas galėtų užduoti klausimus, išsiaiškinti ir geriau pajausti, kaip veikia sistema. Nepamirškite parengti  ir viešai patalpinti detalių naudojimosi instrukcijų, kurios naudingos tiek esamiems darbuotojams, vykdantiems tuos pačius procesus, tiek įmonės naujokams. Nesistenkite vienu metu ir prijunginėti žmones prie sistemos, ir juos apmokyti – susidarykite veiksmų planą.

7. Užtikrinkite įmonės dokumentų saugumą.

Tikriausiai visos organizacijos susidūrė su duomenų saugumo klausimu. Mano paskutinis patarimas – diegiant sistemą atkreipkite dėmesį į dokumentų saugumo lygius.

Šiandien, įsidiegę DVS, džiaugiamės pagerėjusiais įmonės rezultatais ir paprastesniais bei greitesniais veiklos procesais.

 

Vertimas į kitas kalbas – www.vertimuguru.lt